こんにちは、支援部の田圃（たんぼ）です。
ITシステム全般でのお客様支援を担当しております。
皆様のITシステムによる業務改善やDXのヒントになるような情報をお届けしていきます。
デジタル化って何？
2021年9月1日にデジタル庁が設立され、
ビジネス環境の「デジタル化」は国を挙げてますます推進されていくことになりそうです。
こう声高にデジタル化！と叫ばれると、
なんだか不安に思われる方も少なくないかもしれません。
そもそも、デジタル化自体が何のことかよくわからない、
テレビのことかな？と思う方も当然いらっしゃるでしょう。
そのように漠然と捉えていても全く問題ありません。
というのも、デジタル化はその範囲が広すぎるため、
デジタル化の例を挙げるときりがないのです。
そのため、デジタル化と認識せずに、
気が付かないところで便利さを十分に享受しているケースがたくさんあります。
例えば、金融機関のインターネットバンキングやキャッシュレス決済、
レジアプリなど必要に駆られて使い始めただけなのに、
いつの間にか便利で手放せなくなっていることも多いのではないでしょうか？
つまり「よくわからないけど気が付いたら前より便利になっていた」の裏には、
デジタル化が隠れています。
「うちにはデジタル化なんて必要ない」と思っていても、
実は知らないところでデジタル化されたものに便利さを感じているかもしれないのです。
デジタル化は字面だけでは難しそうに思えますが、
大切なのはデジタル化されていることではなく
「便利になった、楽になった」と感じられることです。
そう感じているなら十分にデジタル化を活用できていると言えます。
デジタル化のポイント
では「もっと便利になりたい」と思ったら、
「ここが不便だなぁ」「こうだったら良いのに」と
日々感じていることを思い浮かべてみてください。
実現方法を考えるのは後回しで、
まずはどうなったら良いと思うかを想像します。これがデジタル化の大事なヒントです。
例えば、社内の経費精算業務で、
毎月20日までに精算したいレシートを経理まで提出し、
経理はそのレシートを手作業で従業員ごと、
経費の種類ごとに集計し、各従業員への精算や会計計上を行っているとします。
社長ひとりの分なら大した作業ではないと思うかもしれませんが、
レシートが大量の場合や経費精算する社員の人数が多い場合には、
それなりに時間もかかり、時には金額を誤ってしまうこともあるかもしれません。
「手作業は大変だけどもう慣れているから大丈夫」と思っていたら、
この業務に要する時間はいつまでも変わりません。
ですが
「もっと時間を短縮したい」
「個別に集計して計上する作業を無くせたらいいのに」
と言ったように、
今よりももっと良くしたいと思うことで、
日々の当たり前の業務を改善できるきっかけにつながるのです。
デジタル化を阻むもの
改善したいと思っても
「現実的にできるのか」
「やっても無駄じゃないか」
「できると思えない」
といった迷いも当然出てきます。
金沢商工会議所が会員事業所向けに2021年1月に実施した、
デジタル化推進に関するアンケートのうち、
『デジタルシステム導入の際の障害』の小規模事業者の回答のトップ3は以下の通りでした。
コストや費用対効果が分からない…36.2%
デジタル人材が不足…25.5%
技術についていけない…25.1%
出典元『金沢商工会議所会報No.775』小規模事業者のデジタル化推進が大きな課題 より
確かに、多少改善が見込めても高額な費用がかる場合、
導入しても誰も使わない場合は、
改善どころか会社の生産性を下げてしまうだけになるかもしれません。
とは言え、どのくらいの費用がかかるのか？実際に使ってみて便利なものと言えるのか？と、
自分だけで考えても答えは見つかりません。
社内にデジタル化に詳しい人がいない場合も、誰にも相談できません。
仮に詳しい人が見つかっても、
どう説明したら自分の考えが伝わるか、上手く言える自信もなくなるかもしれません。
そうなると折角思いついた改善のアイデアも蓋をして奥に仕舞われ、
計画さえ立てられない段階で消えてしまうのです。
アンケート回答の通り、そのような企業様が多いことを大変もったいなく感じます。
課題を共有する
デジタル化には費用も必要になるため、
計画が難しいと考えるのも当然ですが、
それでも、頭の中の案で終わってしまっては、いつまで経っても今以上にはなりません。
実際に実現できそうか、思いついた時点ではそこまで考えなくていいのです。
まずは自分のアイデアを誰かに話して、改善できそうだと思っていること、
課題だと感じていることを相談して共有してみましょう。
誰かに話すことで、問題が整理でき、アイデアが洗練化され、
実現できる人につながって行くからです。
もちろん、私達中山会計もその誰かの一人です。
思いつきで構いませんのでアイデアを教えてください。
その最初の一歩がいずれ大きな成果を生み出すかもしれません。
※本記事の記載内容は、2021年７月現在の法令・情報等に基づいています。
支援部 田圃 佳代
