今回は前回の内容である
「経理に無駄な時間とお金をかけない」ということについて
もう少し掘り下げていきたいと思います。
非生産的な時間を排除する
私の観察では、成果をあげる者は
仕事からスタートしない。時間からスタートする。
計画からもスタートしない。時間が何にとられているかを明らかにすることからスタートする。
（ピーター・F・ドラッカーの名著『経営者の条件』より）
時間管理は経理においても非常に重要となってきます。
最も非生産的な時間が「ものを探すこと」
自分自身もよく感じることがあります。
人間の記憶は時間順であるという説もありますので
資料などは届いた順に保管すると記憶がたどりやすくなります。
最近ではパソコンの中でも同じ現象が起き、
データの検索に時間を要します。
なるべく業務の分類ごとに統一した保存フォルダを作成し、
わかりやすく整理しておくことも重要です。
また、いろいろな仕事に手をつけず一つの業務に集中することも効率的です。
仕事を依頼された側は自分の本来やるべき仕事を後回しにしがちです。
依頼された仕事の緊急性・重要性を見極め、
「時間の塊」を作り集中して取り組みましょう。
バックオフィスの効率化
バックオフィスとは経理、総務、人事など、
セールスや顧客対応などを行う営業部門やマーケティング部門などを
後方支援する部署や業務のことです。
業種を問わずどこの会社にも存在し、
売上に直接的に貢献はしないものの
縁の下の力持ちとして重要な役割を担っています。
経理業務については、
発注書、請求書、領収証など書類管理がとても多い業務になります。
例えば、各部署から形式の違う発注書が経理部門に上がってきたとき、
個人が各々Excelで作った経費精算書が上がってきたとき・・・。
経理担当者の業務の負荷は計り知れません。
まだまだ紙とハンコの文化が根強く
アナログな業務もバックオフィスの課題の一つです。
このバックオフィスの効率化には多くのメリットがあり、
全社の基幹システムの整備にお金を使うことは決して無駄なお金ではありません。
業務時間の削減や従業員のモチベーションアップにもつながります。
令和3年度税制改正において電子帳簿保存法の改正が行われ、
いよいよ来年1月1日から施行されます。
これをきっかけに現在の会社の状態を見直してみるのもいいかもしれませんね。
※本記事の記載内容は、2021年７月現在の法令・情報等に基づいています。
支援部 吉野敬子
